Procedură înființare societate comercială în România | e-studii.ro

Procedura de înființare a unei societăți comerciale în România

Această procedură, de înfiinţare a unei societăţi comerciale pe teritoriul României, s-a modificat de mai multe ori în ultimii 10 ani. Aşadar, în cele ce urmează, considerăm că ar fi utilă o prezentare a acestei proceduri (până în momentul obţinerii certificatului de înregistrare la Oficiul Registrului Comerţului, dar şi a câtorva chestiuni care trebuie/pot fi rezolvate imediat ulterior înmatriculării).

Primul pas în vederea înfiinţării oricărui tip de societate comercială este obţinerea “Dovezii privind disponibilitatea şi rezervarea firmei”, adică a denumirii noii societăţi comerciale. Aceasta se realizează la Oficiul Registrului Comerţului, costă cca 65 lei şi se obţine în termen de 30 minute. Însă, vă sfătuim ca anterior acestei solicită, după ce v-aţi ales mintal o denumire a viitorului SRL sau SA, să verificaţi dacă nu cumva aceasta este deja utilizată de către alt agent economic. În cazul în care un cuvânt sau chiar două dintre cuvintele alese de dvs. se regăsesc în denumirea altei societăţi comerciale, ceea ce puteţi afla pe Portalul ONRC sau pe Portalul Ministerului Finanţelor Publice ori în urma unei simple căutări prin intermediul unui motor de căutare pe Internet (de exemplu, Google), alegeţi altă denumire sau adăugaţi un cuvânt suplimentar la denumire.

Apoi, să prezentăm cu lista actelor necesare pentru înfiinţarea unei societăţi comerciale:

  • Dovada privind disponibilitatea şi rezervarea firmei (obţinută în prealabil de la ORC) – în original
  • Actul Constitutiv (în original)
  • Contractul de închiriere/comodat pentru sediul social (în xerocopie)
  • Actul de proprietate al sediului social (în xerocopie)
  • [pentru apartamente] Acordul Asociaţiei de Proprietari, a Comitetului Executiv al Asociaţiei de Proprietari şi al vecinilor apartamentului care va deveni sediu social (în original)
  • Declaraţia asociaţilor şi administratorilor (pe proprie răspundere, că îndeplinesc condiţiile legale de a deţine aceste calităţi) – în original
  • Specimenul de semnătură al administratorilor (în original)
  • Dovada depunerii capitalului social (în xerocopie)
  • Cărţile de identitate ale asociaţilor şi administratori (în xerocopie)

Toate aceste acte sunt obligatorii şi se vor depune, în acelaşi moment, într-un dosar cu şină la Oficiul Registrului Comerţului.

Actul Constitutiv este documentul juridic care atestă naşterea unei societăţi comerciale. În prezent, nu mai este nevoie de o formă autentică a acestui Act Constitutiv, el putându-se realiza şi doar sub forma unui înscris sub semnătură privată, datat şi semnat pe toate paginile sale. Recomandăm ca Actul Constitutiv să nu aibe mai mult de 3-4 pagini. Consilierii noştri aplică un model de Act Constitutiv care acoperă cerinţele obligatorii legale care vor fi verificate la Oficiul Registrului Comerţului (datele de identificare ale asociaţilor, administratorilor, indicarea completă a sediului social, domeniul de activitate, activitatea principala, activitatile secundare, capitalul social si modul în care acesta a fost vărsat de fiecare dintre asociaţi, cotele procentuale de participare la împărţirea beneficiilor şi a pierderilor).

O operaţiune care trebuie făcută cu atenţie şi finalizată prin inserarea în Actul Constitutiv o reprezintă alegerea obiectului de activitate, adică a activităţii principale şi a celor secundare. În Codul CAEN Rev.2 (vesiunea valabilă începând cu anul 2008), sunt precizate anumite activităţi comerciale pentru a căror desfăşurare este necesară dovedirea unei calităţi suplimentare a asociaţilor/administratorilor, respectiv faptul că au dreptul de a desfăşura acele activităţi comerciale. Pe de altă parte, există anumite activităţi comerciale incompatibile cu practicarea şi a unor activităţi secundare (adică obiectul de activitate al noii societăţi comerciale trebuie să fie unic).

Trebuie precizat faptul că cele mai importante acte din lista de mai sus sunt actele prin care se dovedeşte existenţa spaţiului (apartament, casă sau cameră) destinat a fi viitorul sediu social. Astfel, procedura cea mai anevoioasă se întâlneşte în cazul în care sediul social reprezintă un apartament (sau o cameră din acesta) dintr-un bloc de locuinţe. Astfel, va fi necesară întocmirea a două documente suplimentare: Acordul Asociaţiei de Proprietari (model-standard utilizat de Oficiul Registrului Comerţului, care în partea de jos conţine şi un tabel cu vecinii apartamentului) şi Acordul Comitetului Executiv al Asociaţiei de Proprietari (cei 3 sau 5 membri exprimaţi tabelar). Dacă Asociaţia de Proprietari a blocului nu are un Comitet Executiv desemnat, pe verso-ul primului acord (modelul-standard) se va face menţiunea (de către preşedintele/administratorul acestei asociaţii) că “nu s-a constituit un Comitet Executiv la nivelul blocului nostru”, urmat de semnătură şi ştampilă.

Chiar dacă documentul prin care noua societate comercială poate utiliza imobilul cu titlul de sediu social este reprezentat de un contract de comodat sau de un contract de închiriere (în original), acesta nu va fi valabil decât împreună cu actul/actele de proprietate ale imobilului respectiv (despre care se va face şi menţiune în cuprinsul contractului de închiriere/comodat). Actul de proprietate al sediului social poate fi reprezentat de unul sau mai multe din următoarele documente: contract de vânzare-cumpărare, contract de donaţie, contract de schimb, contract de construire (+procesul-verbal de predare-primire), certificat de moştenitor (valabil numai împreună cu actele de proprietate ale persoanei decedate), hotărâre judecătorească (intitulată “sentinţă civilă”, valabilă numai dacă conţine menţiunea “definitivă şi irevocabilă”), autorizaţia de construire (+ certificatul de urbanism care a stat la baza emiterii autorizaţiei), titlu de proprietate, ordonanţă de adjudecare sau diferite forme ale contractului de partaj (valabile numai împreună cu contractele în baza cărora se instaurase coproprietatea).

În sfârşit, recomandăm ca toate noile societăţi comerciale înfiinţate să-şi stabilească sediul social doar într-o aunumită cameră (numerotată “camera 1” sau “camera X” pe schiţa-releveu a imobilului), în cazul în care sediul social reprezintă un imobil compus din mai multe camere (deci, nu garsonieră).

Dacă nu se procedează astfel, pe viitor – noile PFA, SRL sau SA care doresc să aleagă acelaşi imobil ca sediu social vor trebui să producă un nou document: o Declaraţie (în formă autentică) a proprietarului imobilului în sensul că în respectivul imobil îşi pot desfăşura concomitent activitatea cu scop de birou (în cadrul sediului social) mai multe entităţi fiscale (persoane juridice) – în practică este denumită ca “Declaraţie de nesuprapunere”.

Există şi cazuri în care unele societăţi comerciale au decis ca sediul social să figureze la adresa unui cabinet de avocatură. Nu recomandăm această procedură, deoarece avocaţii nu au voie să încheie contracte de asistenţă juridică în vederea stabilirii unui sediu social la cabinetul lor decât pentru 1 an, deci aceasta ar fi numai o soluţie temporară.

În legătură cu sediul social, se mai face o verificare prealabilă (în prezent se realizează în acelaşi timp cu depunerea dosarului la Oficiul Registrului Comerţului), în sensul că în vederea obţinerii certificatului şi a adverinţei de unicitate a sediului social se depune un set suplimentar de xerocopii ale actelor doveditoare ale sediului social (contract de închiriere/comodat, acte de proprietate), împreună cu o cerere-standard către ANAF-Administraţia Finanţelor Publice de Sector şi timbre fiscale în valoare de 4 lei. Această operaţiune este realizată în prezent de către Oficiul Registrului Comerţului.

Actele de dovedire a calităţilor de asociat/administrator sunt reprezentate de câte o Declaraţie în formă autentică (eliberată de un notar public sau de un avocat), prin care asociatul sau administratorul respectiv declară (pe proprie răspundere) că îndeplineşte condiţiile legale pentru a deţine aceste calităţi. În plus, Oficiul Registrului Comerţului va verifica cazurile în care SRL-ul ce se doreşte a fi înfiinţat are un asociat unic (în sensul că nici o persoană fizică sau juridică nu poate fi asociat unic decât într-o singură societate comercială).

În ceea ce priveşte administratorii, aceştia devenind reprezentanţii legali ai noii societăţi comerciale în relaţia cu instituţiile publice, ei trebuie să depună la Oficiul Registrului Comerţului şi un specimen de semnătură al administratorilor (care poate fi dat în faţa unui notar public, avocat sau la Biroul de Asistenţă Juridică din cadrul Oficiului Registrului Comerţului).

În legătură cu asociaţii şi administratorii, se mai face o verificare prealabilă (în prezent se realizează în acelaşi timp cu depunerea dosarului la Oficiul Registrului Comerţului), în sensul că pentru fiecare dintre aceste persoane se obţine un cazier fiscal, operaţiune realizată tot de către Oficiul Registrului Comerţului.

Capitalul social, în cele mai multe cazuri, este vărsat în numerar de către asociaţi. Astfel, dovada acestui capital social o reprezintă chitanţa de depunere a capitalului social la orice banca comercială. Ulterior înfiinţării societăţii comerciale, băncii comerciale respective i se poate da ordin să deschidă primul cont curent al societăţii comerciale şi să fie transferată (prin ordin de plată) suma reprezentând capitalul social din conturile de persoană fizică al asociaţilor în acest cont curent. Chiar dacă legea prevede în România un capital social minim de 200 lei (în cazul SRL-urilor), respectiv de 2.500 lei (în cazul SRL-urilor) recomandăm clienţilor noştri să pornească de la un capital social minim de 1.000 lei (pentru SRL-uri), respectiv 20.000 lei (pentru S.A.-uri).

Toate actele de mai sus, trebuie depuse la Oficiul Registrului Comerţului într-un dosar cu şină. Pe toate documentele xerocopiate trebuie scrisă menţiunea “conform cu originalul”, urmată de o semnătură. De asemenea, toate filele din dosar trebuie numerotate (în colţul din dreapta sus) începând de la ultima către prima filă.

Primele 3 file ale dosarului vor fi reprezentate de:

  • Cererea-tip în vederea înregistrării şi autorizării funcţionării
  • Anexa privind opţiunile fiscale
  • Anexa privind investiţia străină (dacă este cazul)
  • Declaraţia de solicitare a autorizării funcţionării

În Anexa privind opţiunile fiscale, se va opta (prin bifarea unor căsuţe) pentru un anumit regim fiscal, în sensul plăţii anuale, semestriale, trimestriale sau lunare a impozitului pe profit sau a celui pe venitul microîntreprinderilor. De asemenea, menţionăm că începând cu anul 2011, opţiunea pentru plata TVA a fost scoasă din competenţa Oficiului Registrului Comerţului, astfel câ în vederea obţinerii certificarului în scopuri de TVA trebuie să vă adresaţi la Administraţia Finanţelor Publice de sector, unde procedura este una destul de complicată.

Anexa privind investiţia străină se va completa doar în cazul în care există cetăţeni străini sau persoane juridice cu sediul în străinatate care au calitatea de asociaţi în noua societate comercială.

Declaraţia de solicitare a autorizării funcţionării se va realiza în scopul înştiinţării autorităţilor locale cu atribuţii în siguranţa publică a activităţilor comerciale (PSI, protecţia muncii, mediu, sanitar-veterinar). Aici se va preciza şi faptul că activitatea propriu-zisă a noii societăţi comerciale va avea loc la sediul social, la un sediu secundar (punct de lucru, sucursală sau filială) sau în afara sediului social/sediilor secundare, prin contact direct cu clienţii.

Rezultatul depunerii dosarului la Oficiul Registrului Comerţului poate fi pozitiv în numai 2 zile lucrătoare (mai multe zile, în cazul în care dosarul va fi considerat incomplet) şi se vor obţine următoarele documente:

  • Certificatul de înregistrare (un document color albastru-roz)
  • Certificatele constatatoare (separat, pentru sediul social şi punctele de lucru)
  • Rezoluţia de aprobare a înfiinţării societăţii comerciale

Chiar dacă în acest moment, noua societate comercială va fi considerată “în viaţă” şi vă puteţi desfăşura activitatea comercială pe care v-aţi propus-o, vă recomandăm următorii paşi ulteriori înregistrării la Oficiul Registrului Comerţului:

  • achiziţionarea ştampilei/ştampilelor
  • achiziţionarea registrelor obligatorii (Registrul Unic de Control şi Registrul de Evidenţă Fiscală – al doilea numai pentru cei care au optat pentru plata impozitului pe profit) de la Administraţia Finanţelor Publice de Sector
  • obţinerea certificatului în scopuri de TVA de la Administraţia Finanţelor Publice de Sector (numai după ce s-a stabilit modul în care se va desfăşura activitatea propriu-zisă a noii societăţi comerciale, respectiv la sediul social, la un sediu secundar (punct de lucru, sucursală sau filială) sau în afara sediului social/sediilor secundare, prin contact direct cu clienţii
  • procedura de obţinere a certificatului de înregistrare în Registrul Operatorilor Intracomunitari (necesară pentru societăţile comerciale care doresc să desfăşoare activităţi de comerţ cu unul sau mai multe din statele membre ale Uniunii Europene)
  • alegerea unei embleme şi înregistrarea acesteia la Oficiul Registrului Comerţului şi/sau la O.S.I.M. (emblema poate consta dintr-o expresie sau un simbol grafic complet distinct de cel al firmei (denumirea societăţii comerciale)
  • căutarea şi deschiderea unui punct de lucru (ceea ce implică cel puţin încheierea unui contract de închiriere + obţineera restului acordurilor şi autorizaţiilor de funcţionare).

Consilierii noştri vă pot ajuta în fiecare din aceşti paşi suplimentari. A se vedea şi secţiunea Oferta specială pentru înfiinţarea de noi societăţi comerciale.